9 praktische tips voor het verbeteren van de Candidate Journey voor jouw organisatie
Gedurende de zoektocht naar een baan, die ook wel wordt aangeduid als de Candidate Journey, komt een kandidaat de nodige obstakels tegen. Aan jou als werkgever de taak om deze obstakels uit de weg te ruimen. De Candidate Journey is belangrijk, omdat dit een beeld kan schetsen aan kandidaten hoe jij als werkgever zal zijn. Kandidaten zullen bepaalde waarden aan je organisatie linken, puur op basis van de Candidate Journey. Zo kan een ingewikkeld sollicitatieproces iets zeggen over je organisatie, maar ook hoe je sollicitanten afwijst. Daarnaast kun je door een slechte Candidate Journey goede sollicitanten kwijtraken. Dit wil je natuurlijk niet, dus het is belangrijk om hierbij stil te staan en een plan te maken. Wij helpen natuurlijk graag, dus vandaag 9 praktische tips om de Candidate Journey voor jouw organisatie te verbeteren.
1. Maak de Candidate Journey inzichtelijk
Om de Candidate Journey te kunnen verbeteren, moet je deze natuurlijk eerst inzichtelijk maken. Begin hierbij met het moment waarin een potentiële kandidaat merkt dat hij/zij ontevreden is met zijn/haar huidige baan en eindig bij de eerste paar maanden binnen de nieuwe functie in jouw organisatie. In de afbeelding hieronder zie je de pieken en dalen die een kandidaat doormaakt in zijn “reis” naar een nieuwe baan. Bedenk hoe jouw organisatie op deze pieken en dalen die de kandidaat voelt in kan spelen.
Er is niet 1 Candidate Journey die voor alle doelgroepen opgaat. Zorg er dus voor dat voor de verschillende doelgroepen die passen bij jouw organisatie ook verschillende Candidate Journeys uitgewerkt zijn. Een technisch opgeleide schoolverlater legt immers een andere weg af dan een senior marketingmanager.
“Wil je goede kandidaten niet kwijtraken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je vacatures te vinden zijn op je website.”
2. Maak je vacatures vindbaar
Websites waarbij de openstaande vacatures bijna niet te vinden zijn en geen ‘werken-bij’-pagina… We zien dit echt nog te vaak. Super zonde, want zo mis je de kans om goede sollicitanten aan te trekken. Mensen zijn van nature “lui”. We zijn eraan gewend dat we binnen een paar seconden alle informatie tot onze beschikking hebben door onze grote vriend Google. Duurt dit dus langer dan een paar seconden dan raak je al heel veel mensen kwijt.
Wil je goede kandidaten niet kwijtraken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je vacatures te vinden zijn op de website en maak een ‘werken-bij’-pagina waar jouw employer brand vanaf spat. Voeg een duidelijke knop op de homepage toe die leidt naar de vacatures en/of de werken-bij-pagina. Twijfel je nog of een werken-bij-pagina echt nodig is? Een paar voordelen: kandidaten kunnen hier diepgaande informatie vinden over de werkomgeving, het is een platform voor je employer brand, er is ruimte voor storytelling, het maakt je onderscheidend in een concurrerende banenmarkt en het biedt een vast platform voor al de wervingsactiviteiten (bron: Hays). Genoeg voordelen dus om er eentje te maken denk ik zo! 😉
3. Maak solliciteren makkelijk
Niemand zit erop te wachten om 25 vragen in te vullen voordat een sollicitatie verstuurd kan worden. En bedenk eens, is dat echt nodig? Volgens mij is het enige wat je in eerste instantie nodig hebt om te bepalen of iemand past binnen de functie en jouw bedrijf, het CV en de contactgegevens. Kijk nog eens kritisch naar het sollicitatieproces binnen jouw bedrijf. Kan het makkelijker en sneller? Kan het overzichtelijker? Kleine bonustip: doorloop zelf eens het sollicitatieproces voor een vacature. Doe dit op zowel mobiel als desktop. Het aantal sollicitaties dat op een mobiel wordt gedaan stijgt ieder jaar weer dus houd hier rekening mee. Kan iemand bijvoorbeeld makkelijk een CV uploaden vanaf zijn mobiel? Een andere optie is dat je kandidaten de mogelijkheid tot WhatsApp solliciteren kan aanbieden of mensen zonder motivatiebrief laten solliciteren. Haal de drempel tot solliciteren omlaag zodat de instroom van sollicitanten omhoog gaat!
“Sollicitanten verwachten een helder sollicitatieproces en eerlijkheid gedurende dit traject.”
4. Bied je hulp aan
Biedt kandidaten de mogelijkheid om meteen een vraag te stellen tijdens het lezen van de vacature. Dit kun je doen door bijvoorbeeld hulp aan te bieden met een pop-up met je contactgegevens of een blok te maken ergens in de vacature met je contactgegevens. Een andere mooie manier is door een WhatsApp- of Facebook Messenger panel toe te voegen aan je vacature. Zo kunnen kandidaten makkelijk hulp zoeken bij het solliciteren of vragen stellen over onduidelijkheden in de vacature. Weer een drempel weg!
5. Maak het sollicitatieproces inzichtelijk
Sollicitanten vinden het fijn om te weten hoe het sollicitatieproces eruitziet. Ze verwachten een helder sollicitatieproces en eerlijkheid van de recruiters gedurende dit traject. Zorg er dus voor dat je hier duidelijkheid over schept. Dit hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Je kan bijvoorbeeld op de vacaturepagina of de ‘werken-bij’-pagina kort de fases van het proces benoemen, of sollicitanten mailen met een uitleg. Zo weet iemand waar hij/zij aan toe is.
Wij maken zelf gebruik van een video en een korte blog die ons sollicitatieproces uitlegt. Nadat iemand gesolliciteerd heeft krijgt diegene te zien wat op onderstaande afbeelding staat. Zoals je ziet, leggen we even kort uit wat de vervolgstappen zijn en geven we ook de mogelijkheid om een uitgebreidere versie in te zien. Oh en de video die je ziet op de afbeelding? Dat is een video waarin ik (Sophie) even kort de sollicitanten bedank voor het solliciteren. Zo geef je het een persoonlijke touch en geef je sollicitanten meteen een vertrouwd gevoel. Hier gaan we verder op in bij het volgende punt.
6. Houd het persoonlijk
We leven in een wereld waarin alles snel digitaliseert, zo ook in de recruitmentwereld. Maar het moet niet doorslaan. Persoonlijk contact is belangrijk. We zijn allemaal mensen en iedereen houdt van menselijk contact. Dit kun je al heel makkelijk bereiken door de sollicitant voor zijn gesprek even een berichtje te sturen om succes te wensen. Nog wat persoonlijker maken? Stuur een fotootje van jezelf erbij met bijvoorbeeld een duimpje omhoog 😀
Zoals we bij het vorige punt besproken hebben kan een videoboodschap na het solliciteren een vertrouwd gevoel geven aan sollicitanten. Uit onderzoek blijkt namelijk dat sollicitanten zich minder nerveus voelen voor een sollicitatiegesprek als ze al weten hoe de persoon eruitziet met wie ze het gesprek hebben. Deze herkenning zorgt voor een vertrouwd gevoel. Zo kan je er dus ook voor zorgen dat je een teampagina hebt met een soort ‘smoelenboek’. Hier kunnen sollicitanten het team bekijken en alvast dat vertrouwde gevoel creëren. Wist je dat voor veel bedrijven het zelfs zo is dat de teampagina een van de meest bezochte pagina’s is? Heb je er nog geen? You know what to do 🙂
“Er hoort nou eenmaal onzekerheid en spanning bij de zoektocht naar een nieuwe baan”
7. Spanning tijdens de Candidate Journey hoort erbij
De Candidate Journey kan natuurlijk niet alleen maar een proces vol plezier zijn. Hoeveel dingen je ook bedenkt om de Candidate Journey zo soepel en fijn mogelijk te maken, er hoort nou eenmaal ook onzekerheid en spanning bij de zoektocht naar een nieuwe baan. Een kandidaat zal door “negative touchpoints” moeten gaan. Probeer dus deze niet weg te halen, maar verzacht ze. Bij punt 1 zagen we dat kandidaten veel onzekerheid ervaren na het interview. Speel hierop in door kandidaten informatie te geven over hoe lang het duurt voordat ze iets zullen horen en houd ze na het gesprek op de hoogte over de voortgang. Belangrijk hierbij is om je echt aan de datum te houden die je hebt doorgegeven. Er zijn altijd situaties waardoor het misschien later kan worden, maar communiceer dit. Transparantie, eerlijkheid en communicatie zijn key. Zo houd je niet onnodig kandidaten lang in spanning.
8. Welcome to the team!
De Candidate Journey stopt niet bij het aannemen van een kandidaat. Vervolgens komt er nog een heel belangrijk proces van onboarding en hier kan je ook als werkgever dingen doen om dit zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook het moment tussen het contract tekenen en daadwerkelijk in dienst treden zijn spannende momenten voor een kandidaat. Houd contact met de nieuwe werknemer, geef aan dat je ernaar uitkijkt om samen te gaan werken, laat bijvoorbeeld toekomstige collega’s zich alvast voorstellen via een mailtje/LinkedIn.
Eerste werkdag aangebroken? Stuur bijvoorbeeld een berichtje de avond ervoor dat je uitkijkt naar de nieuwe samenwerking, zet een bloemetje op het bureau met een persoonlijk bericht, zorg dat alles ingesteld is voor de nieuwe werknemer om te starten, rondje over de werkvloer om even voor te stellen, maak een planning voor de eerste week… Nou ik kan nog wel even doorgaan, maar je begrijpt wat ik bedoel denk ik 🙂
9. Eerlijkheid duurt het langst...
Een laatste punt dat ik nog wil maken is dat tijdens het hele proces het belangrijk is dat je eerlijk bent. Je wil je natuurlijk van je beste kant laten zien en super tof als je allemaal dingen bedacht hebt om de Customer Journey te verbeteren, maar als je te ver doorslaat waardoor een kandidaat een verkeerd beeld krijgt van de organisatie dan heeft dit op de lange termijn een negatief effect. Als die kandidaat namelijk bij jou in dienst komt en het beeld klopt totaal niet met de verwachting dan ontstaat er een teleurstelling en gaat iemand wellicht ook snel weer weg. Niet heel duurzaam. Je kan dus best een stapje extra zetten, maar ga niet te ver.
Alles op een rijtje
Zo, dit waren mijn 9 praktische tips om de Customer Journey voor jouw organisatie te verbeteren. Dit is niet een proces dat je binnen no time helemaal op orde hebt en ook niet iets waar je maar 1 keer over na hoeft te denken. Het is een ongoing process en moet van tijd tot tijd naar gekeken worden om te ontdekken waar dingen verbeterd kunnen worden. Hier nog alles een keer op een rij wat we besproken hebben:
- Maak de Customer Journey inzichtelijk en bedenk hoe jouw organisatie kan inspelen op de pieken en dalen tijdens deze Journey.
- Maak voor de verschillende doelgroepen verschillende Customer Journeys
- Zorg dat vacatures makkelijk te vinden zijn op de website
- Maak een werken-bij-pagina waar jouw Employer Brand vanaf spat
- Maak het solliciteren zelf zo makkelijk mogelijk.
- Bonus tip: doorloop zelf het sollicitatieproces op zowel mobiel als desktop om “pijnpunten” te ervaren.
- Bied hulp aan tijdens het solliciteren door middel van bijvoorbeeld een WhatsApp-panel.
- Maak het sollicitatieproces inzichtelijk
- Zorg voor persoonlijke “touchpoints” tijdens de Customer Journey
- Haal de “negative touchpoints” niet weg, maar verzacht deze.
- Besteed aandacht aan de pre-onboarding en de onboarding. De Candidate Journey eindigt namelijk niet bij het ondertekenen van het contract.
- Blijf altijd, maar echt altijd, eerlijk. Transparantie, eerlijkheid en communicatie zijn key.
Geschreven door: Sophie Post
Binnen LEV hr-professionals ben ik actief als Online (Recruitment) Marketeer. Ik houd me onder andere bezig met Recruitment Marketing, Employer Branding, Vacature Marketing, Social Media, Advertising, E-mail marketing en Vacaturevideo’s.
Zullen we ook connecten op LinkedIn?
